Software Documentazione Digitale: Archiviazione Sostitutiva
SOFTWARE DOCUMENTAZIONE DIGITALE prevede:
- Archiviazione Sostitutiva (Fatture, Registri Iva, Libri Giornale, etc…)
- Archiviazione Documentale
La conservazione sostitutiva è quel processo che permette di conservare in formato digitale documenti
rilevanti ai fini fiscali e tributari.
Oggetto dell’archiviazione elettronica e della conservazione sostitutiva possono essere tutti i documenti
aziendali con valenza fiscale e civilistica (fatture clienti e fornitori, bolle di accompagno, registri iva, libri
giornale etc…
Come definito nella nuova “Circolare dell’Agenzia delle Entrate n° 36 del 06/12/2006” e nel
“D. Lgs 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)” l’utilizzo della conservazione sostitutiva
esime definitivamente dall’obbligo di riproduzione e conservazione di copie cartacee di documenti a
rilevanza legale e fiscale, con conseguente notevole snellimento delle procedure amministrative (es: tempi
di ricerca e trasmissione) e riduzione dei costi aziendali (es: spazio, carta, toner…)
SOFTWARE DOCUMENTAZIONE DIGITALE: VANTAGGI
I principali vantaggi applicativi dell’archiviazione elettronica e della conservazione sostitutiva sono:
- l’abbattimento del costo di gestione di ogni fattura da € 15,00/20,00 a circa € 1,00
- la progressiva eliminazione dei vecchi archivi cartacei e la loro trasformazione in archivi digitali
- la possibilità di inviare, ricevere e archiviare direttamente documenti informatici con valore legale
La conservazione sostitutiva è quindi uno strumento indispensabile, che permette di smaterializzare l’intero
ciclo di vita di ogni documento aziendale, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale garantendone
al contempo la rilevanza ai fini tributari e fiscali.
SOFTWARE DOCUMENTAZIONE DIGITALE: ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
Workflow sul controllo di presa visione tramite la Intranet delle circolari interne aziendali, ai fini della
messa a regime delle nuove procedure da attuare
- Controllo automatizzato della conferma di lettura o presa visione;
- Riduzione ai minimi termini dei tempi di attuazione rispetto alla consegna manuale;
- Velocità nella ricerca, controllo e gestione di tutte le circolari aziendali storiche;
- Riduzione dei costi del personale addetto alla consegna ed alla gestione delle circolari interne;
- Riduzione della circolazione della carta;
- Riduzione dei costi e dei tempi dovuti alla stampa;
Individuazione delle non conformità nelle procedure di emissione dei documenti; - Semplificazione dei flussi operativi (Correlazione e visualizzazione automatica dei documenti, integrazione con strumenti informatici come ERP e Posta elettronica).
- Omogeneizzazione dei formati e degli strumenti di gestione della documentazione